【摘要】電力市場競爭加劇,電力企業(yè)加強(qiáng)電力工程檔案管理成為推動電力工程成果應(yīng)用和提升企業(yè)決策能力的重要途徑。本文對電力工程檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析,根據(jù)電力工程檔案管理的特點(diǎn),結(jié)合管理實(shí)施的意義,從三個(gè)方面提出完善電力工程檔案管理的對策,旨在為相關(guān)工作人員提供可行參考。
【關(guān)鍵詞】電力工程;工程檔案;檔案管理;完善
電力工程檔案是記錄電力工程建設(shè)過程、建設(shè)質(zhì)量、實(shí)體狀況等信息的檔案信息,具有真實(shí)性、全面性和原始性的特點(diǎn)。它是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益(工程變更、索賠動態(tài)依據(jù))以及反映企業(yè)歷史真實(shí)面貌的基礎(chǔ)性工作,也是工程項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、檢修、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造的重要依據(jù)。做好對電力工程檔案的管理工作,特別是對工程文件資料的搜集、整理、歸檔、移交工作,對于后續(xù)工作意義重大,如何有效地進(jìn)行電力工程檔案管理,這既是工程本身面臨的困難,也是檔案管理工作需要思考的問題。
一、電力工程檔案管理的意義
加強(qiáng)電力工程檔案管理是實(shí)現(xiàn)電力工程過程管理精細(xì)化的一個(gè)重要環(huán)節(jié),也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理精益化的重要途徑。首先,電力工程檔案記錄著電力企業(yè)所進(jìn)行的各項(xiàng)電力工程的詳細(xì)情況,對管理人員了解和研究電力企業(yè)的施工案例、員工隊(duì)伍、實(shí)力水平、工程質(zhì)量等情況提供了有效的參考,為經(jīng)營者進(jìn)行相關(guān)決策提供了有力的數(shù)據(jù)支持,同時(shí)也有利于確認(rèn)企業(yè)自身的經(jīng)營成果,并作出相應(yīng)的調(diào)整和改善。其次,生產(chǎn)施工檔案是企業(yè)的一筆無形資產(chǎn),是電力企業(yè)以往各項(xiàng)電力工程的真實(shí)歷史記錄,是一種重要的參考資源。以往進(jìn)行的每一個(gè)電力工程的評估意見表及改進(jìn)記錄,每一份工程投產(chǎn)后的檢修表,都可以為之后的電力工程提供借鑒,從而可以監(jiān)督電力企業(yè)的施工質(zhì)量和效果。再有,對電力工程檔案實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范的管理,能夠保證案卷的質(zhì)量,為之后相關(guān)部門的調(diào)閱、借閱、復(fù)印等工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ),為以后的工作提供便利。
二、電力工程檔案管理現(xiàn)狀
(一)工程檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺。國家電力建設(shè)快速發(fā)展,電力工程建設(shè)的管理模式也隨之改變,以設(shè)計(jì)為主題業(yè)務(wù)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法適應(yīng)總承包工程中的檔案管理需求,這種改變要求工程檔案管理人員不僅要具備工程項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識,還要具備專業(yè)的檔案管理技能,能夠順應(yīng)時(shí)代,以現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理,但是具備這兩樣專業(yè)技能的人員卻很少。
(二)工程各階段檔案控制相對混亂。電力工程項(xiàng)目需要眾多單位的參與,每個(gè)施工單位在檔案管理工作中存在差異,這樣一來便會造成電力工程檔案相對混亂的現(xiàn)象。在工程前期檔案管理工作尚未介入階段時(shí)沒有統(tǒng)一的檔案編撰要求,在工程建設(shè)階段缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制,在工程竣工階段急于完工卻缺乏有效核查等,都會為電力工程檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收留下巨大的隱患。
(三)工程項(xiàng)目檔案收集不全面、不準(zhǔn)確。在電力工程項(xiàng)目建設(shè)過程中,檔案管理工作因不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益,往往并不能引起充足的重視,進(jìn)而相關(guān)文件材料的控制管理并不能與生產(chǎn)建設(shè)相同步;加之工程建設(shè)的人員流動性大,信息收集不及時(shí),事后追補(bǔ)成為常態(tài),工程項(xiàng)目檔案的齊全和真實(shí)性有待核查。
三、如何完善電力工程檔案管理
(一)做好針對檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作。首先,加強(qiáng)工作人員對相關(guān)法律法規(guī)的了解掌握,增強(qiáng)其守法意識。其次,加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn),采取多種形式提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。再有,加強(qiáng)電力技術(shù)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn),組織檔案管理人員學(xué)習(xí)了解電力工程的基本知識和最新技術(shù)進(jìn)展,使其掌握管理所需的基本技能。最后,加強(qiáng)現(xiàn)代化辦公技術(shù)手段的培訓(xùn),提升管理人員應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案的工作能力。
(二)完善檔案管理制度,使檔案管理有章可依。建立一套科學(xué)完整的管理制度,對組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、管理層次、獎(jiǎng)懲激勵(lì)等各個(gè)方面進(jìn)行詳盡的規(guī)定,并確保其可行性和合理性,保證檔案管理工作的每一步都有章可循,不會發(fā)生偏離。同時(shí),也應(yīng)針對電力工程建設(shè)的各階段特點(diǎn)制定檔案管理規(guī)定,如在工程初期給各施工單位發(fā)放相關(guān)規(guī)定,在工程建設(shè)中執(zhí)行監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制,做到檔案管理工作在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的前提下進(jìn)行。
(三)做好工程檔案與實(shí)際工程的同步建設(shè),采取全過程控制。首先,注重檔案信息的日常收集與積累工作,將事后被動的收集轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑胺e極的準(zhǔn)備,同時(shí)確保真實(shí)客觀的記錄歸檔,在保證檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的同時(shí),保持檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。再有,可豐富檔案形式,增添圖像、視頻等格式的文件,提倡檔案管理人員深入現(xiàn)場或是單位部門中了解情況,實(shí)時(shí)錄像記錄,確保重要信息資料的記錄和歸檔。
四、結(jié)語
總之,為應(yīng)對我國電力工程檔案管理人員素質(zhì)差、檔案管理不全面、檔案信息不客觀的現(xiàn)狀,我們應(yīng)積極采取改善措施,不僅要提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng),還要建立健全有關(guān)電力工程檔案管理的規(guī)章制度,讓檔案管理工作有章可循,同時(shí)也要注重工程檔案與實(shí)際工程的同步建設(shè),用靈活多樣的檔案記錄和管理方法,來保證電力工程檔案的客觀性與實(shí)用性。
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