第三節(jié)監(jiān)理資料管理及歸檔制度
1、監(jiān)理項目部將對各種來往文件、資料和信息進行系統(tǒng)的制度化管理，主要有：外部文件簽收制度：收到外來文件、資料后要及時簽認，經(jīng)統(tǒng)一編號登記后，送有關領導或部門處理。內(nèi)部發(fā)文審批、登記制度：監(jiān)理項目部向外發(fā)送文件、資料、業(yè)務函件，須經(jīng)監(jiān)理項目部總監(jiān)或其他有關領導審閱批準，并加蓋監(jiān)理項目部公章。所有向外發(fā)送的文件按規(guī)定編號，發(fā)文原件編號歸檔。
監(jiān)理意見核準簽認制度：監(jiān)理項目部出據(jù)的監(jiān)理意見必須由具備監(jiān)理資格的人員提出，并在監(jiān)理意見書上做責任簽署，經(jīng)總監(jiān)理工程師核準簽認后向外提交。
文件、資料借閱登記制度：監(jiān)理項目部文件、資料的借閱，須按規(guī)定進行登記，重要文件、資料的借閱要經(jīng)總監(jiān)理工程師批準。監(jiān)理項目部的文件、資料原則上不得外借、外傳，必需的外借、外傳須得到總監(jiān)理工程師的批準。
信息收集反饋制度：監(jiān)理項目部將通過各種有效的途徑，收集有關本項目監(jiān)理工作的信息，并對其進行整理、統(tǒng)計、分析，對涉及監(jiān)理服務質(zhì)量方面的信息，要及時予以反饋。
文件、資料存檔制度：監(jiān)理部的所有文件、資料，設專人進行保存管理，待監(jiān)理合同完成后，按要求移交發(fā)包人或向監(jiān)理方的檔案館歸檔。
2、監(jiān)理工作臺帳是監(jiān)理項目部和監(jiān)理人員日常工作的重要手段，每位監(jiān)理人員應逐日、逐項認真填寫，重要事項都應建立詳細工作臺帳。建立各種監(jiān)理管理臺帳，如質(zhì)量、進度、工程量管理臺帳、計量支付管理臺帳、試驗檢測管理臺帳等，通過管理臺帳規(guī)范各項監(jiān)理工作。監(jiān)理臺帳應保持完整、清潔，工程完成后必須上交監(jiān)理項目部備查。
