1 總則
1.1本細則適用于亭子口水利樞紐電站廠房土建與金屬結(jié)構(gòu)安裝工程監(jiān)理合同范圍內(nèi)的工程建設(shè)監(jiān)理的文檔管理工作。
1.2本細則依據(jù)建設(shè)監(jiān)理合同書（合同編號：CDT-TZK/S-002 ）“檔案監(jiān)理職責(zé)”、“監(jiān)理文件歸檔范圍”、業(yè)主文檔歸檔管理辦法和國家有關(guān)文檔管理的規(guī)定編制。
1.3 文檔管理是信息管理的重要要內(nèi)容，文件傳輸必須通過負有文件管理職能的部門之間傳遞，一律采用書面方式并經(jīng)過有效簽章后，依管理程序運行和歸檔。
1.4 對有保密要求的文件，應(yīng)按照保密法規(guī)定傳遞、儲存、調(diào)用及銷毀。
1.5 技術(shù)資料、圖紙和其它文件等應(yīng)及時登記，傳遞迅速，加強保管。文檔采用計算機輔助管理，建立文檔管理數(shù)據(jù)庫。
2  文件的分類及構(gòu)成
2.1 文件的分類
監(jiān)理部的文件，按編制及發(fā)文單位分為業(yè)主指示、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件及行政文件等五種類型。
2.2  文件的構(gòu)成
（1） 業(yè)主指示：指業(yè)主或其他下屬業(yè)務(wù)部門簽發(fā)、下達、批轉(zhuǎn)
的與本監(jiān)理合同、工程建設(shè)合同內(nèi)容有關(guān)的規(guī)定、通知、通報、紀(jì)要、簡報、批復(fù)、批轉(zhuǎn)以及與此有關(guān)的各種文件、函件等。
（2） 設(shè)計文件：指經(jīng)業(yè)主或其下屬業(yè)務(wù)部門簽發(fā)下達的施工圖
紙、設(shè)計說明、技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)的變更通知，或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的修改通知等文件。
（3） 施工文件：指施工承包單位根據(jù)工程施工合同規(guī)定和監(jiān)理
文件規(guī)定所必須報送業(yè)主和監(jiān)理部的施工組織設(shè)計、施工技術(shù)措施、施工計劃、材料供應(yīng)計劃、工程項目開工（開倉）申請、工程檢測試驗報告、工程支付申請報表、工程問題請示報告以及工程實施、竣工、維護等活動有關(guān)的各種圖紙、文件、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料。
（4） 監(jiān)理文件：指監(jiān)理部在監(jiān)理合同和工程施工合同范圍內(nèi)，
進行監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件，以及有關(guān)工程建設(shè)活動的規(guī)定、通知、通報、簽證、批復(fù)、簡報、報告等。
（5） 行政文件：指監(jiān)理部上級部門有關(guān)管理工作中的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知、通報、簡報、批復(fù)等文件。
3 文件的處理及傳遞
3.1  基本程序
（1）收文程序
凡外來文件，由監(jiān)理部綜合管理部統(tǒng)一編號進行收文登記，按照文件密級及時限要求，及時填寫文件處理單，連同文件一并交總監(jiān)理工程師閱批。
綜合管理部根據(jù)總監(jiān)理工程師批示意見，將文件轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。文件辦理的時限應(yīng)按照合同及有關(guān)細則、辦法、條例的規(guī)定期限辦理完畢，并編號登記、復(fù)制和存檔。
（2）發(fā)文程序
凡以監(jiān)理部名義發(fā)出的文件，擬文部門或人員應(yīng)填寫發(fā)文底稿單，審核簽字并經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門會簽后，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)簽發(fā)。
綜合管理部對發(fā)文進行復(fù)核、編號登記，并對有密級及時限要求的文件進行標(biāo)注后登記發(fā)送。
3.2 業(yè)主指示及呈文的處理和傳遞
（1）按照監(jiān)理協(xié)議書和工程施工合同的規(guī)定，業(yè)主關(guān)于工程施工的各種指示和意見都應(yīng)以書面為準(zhǔn)，并通過監(jiān)理部向施工承包單位簽發(fā)和轉(zhuǎn)達。特殊情況下可先口頭或電話通知，但事后應(yīng)及時予以書面確認(rèn)。
（2）施工承包單位關(guān)于工程施工及合同執(zhí)行的各種文件都應(yīng)以書面為準(zhǔn)，并經(jīng)監(jiān)理部審核后向業(yè)主呈報或轉(zhuǎn)達。
（3）監(jiān)理部對所有來往文件均應(yīng)按施工合同約定的期限及時發(fā)出和答復(fù)，不得扣押或拖延，也不得拒收。在規(guī)定期限內(nèi)，監(jiān)理機構(gòu)未收到業(yè)主的書面答復(fù)，則視為業(yè)主已同意；在在規(guī)定期限內(nèi)，施工單位未收到監(jiān)理機構(gòu)的書面答復(fù)，則視為監(jiān)理單位已認(rèn)可。
3.3 設(shè)計文件的處理和傳遞
（1）監(jiān)理部收到業(yè)主發(fā)來的設(shè)計文件和圖紙（一式12份）后，在10天以內(nèi)完成審核工作，并將一式8份加蓋資料章簽發(fā)施工承包單位，其余4份存檔及使用，凡未經(jīng)監(jiān)理部有效簽章的設(shè)計文件為無效文件，其實施的工程項目，拒絕支付簽證。
當(dāng)設(shè)計文件審查完后，一般應(yīng)立即發(fā)放施工單位，不得在監(jiān)理部留置。如對設(shè)計文件有不同意見，將簽署的《設(shè)計文件審核簽》復(fù)印蓋章后送設(shè)計單位處理。設(shè)計處理完成后，如設(shè)計意見對原文件內(nèi)容有修改，應(yīng)將《設(shè)計文件審核簽》抄報業(yè)主和發(fā)放施工單位，作為設(shè)計文件的補充件；如修改內(nèi)容較大，應(yīng)要求設(shè)計單位補發(fā)設(shè)計修改通知。《設(shè)計文件審核簽》應(yīng)與原文件一起歸檔保存
（2）施工期間，監(jiān)理部簽發(fā)的設(shè)計修改通知與設(shè)計文件和圖紙具有同等效力，施工承包單位不得拒絕執(zhí)行，也不得以此為理由解除或改變其合同責(zé)任與義務(wù)。
（3）施工承包單位可根據(jù)施工需要自行復(fù)制所需數(shù)量的設(shè)計文件，也可通過監(jiān)理部向業(yè)主申請有償追加提供文件分?jǐn)?shù)。
（4）由監(jiān)理部簽發(fā)的設(shè)計文件，未經(jīng)監(jiān)理部許可，施工承包單位不得用于合同以外項目或轉(zhuǎn)借第三方。
     3.4  監(jiān)理文件的處理和傳遞
（1）凡監(jiān)理部發(fā)出的監(jiān)理文件，必須由總監(jiān)理工程師簽發(fā)，加蓋公章后有效。
（2）凡有時限規(guī)定要求的監(jiān)理文件，必須按時辦理完畢。施工承包單位呈報的要求審查批復(fù)文件，必須在規(guī)定期限內(nèi)（一般14天）批復(fù)。沒有規(guī)定時限的文件應(yīng)在10日內(nèi)批復(fù)，如超過規(guī)定時限未予以批復(fù)，施工承包單位可認(rèn)為呈報文件已被批準(zhǔn)。
（3）施工承包單位如對監(jiān)理文件有異議，應(yīng)在收文后10日內(nèi)向監(jiān)理部提出確認(rèn)或要求變更的申請，如本監(jiān)理部未予以采納，施工承包單位有權(quán)向業(yè)主提出復(fù)議申請，復(fù)議申請應(yīng)在收到監(jiān)理部批復(fù)后的10日內(nèi)進行。在復(fù)議期間原監(jiān)理文件繼續(xù)有效。
（4）監(jiān)理文件應(yīng)文字準(zhǔn)確，條理清晰。對批復(fù)意見應(yīng)以“照此執(zhí)行”、“不能執(zhí)行”、“按修改意見執(zhí)行”、“修改后重新報審”等詞語表達。
（5）監(jiān)理向業(yè)主報送的文件或資料應(yīng)一式8份，并提供2份電子文檔。監(jiān)理月報在每月30日前提供，監(jiān)理年報在次年元月5日前提供。
     3.5  施工文件的處理和傳遞
（1）施工承包單位應(yīng)按合同規(guī)定的時限和數(shù)量向本監(jiān)理部報送施工文件，除非合同文件另有規(guī)定，施工承包單位呈報業(yè)主的施工文件都必須經(jīng)我監(jiān)理部審核后轉(zhuǎn)達。
（2）對已報批的施工文件，若因施工條件或自然條件發(fā)生重大變化，必須對施工文件做實質(zhì)性修改時，施工承包單位應(yīng)及時重新提出書面文件，報監(jiān)理部審批。
（3）施工文件內(nèi)容、格式及其他細節(jié)應(yīng)符合業(yè)主和監(jiān)理部的規(guī)定和要求
（4）施工單位報送的文件應(yīng)清晰，不清晰的應(yīng)退回。
（5）施工單位報送的文件份數(shù)根據(jù)施工單位的需要而定，但不得少于6份，其中監(jiān)理1～2份(歸檔)，設(shè)計、業(yè)主各1份，其余返還施工單位。
（6） 施工單位報送的工程聯(lián)系單，首先送分管副總監(jiān)簽署意見，然后根據(jù)分管副總監(jiān)的意見送相應(yīng)部門、個人或相應(yīng)單位簽署意見；送外單位簽署意見時應(yīng)填寫發(fā)文登記本并進行簽收。聯(lián)系單簽署完成后按歸檔份數(shù)返還施工單位，同時總監(jiān)、綜合管理部、相應(yīng)部門各復(fù)印1份。
（7） 施工單位報送的文件(如報告、施工組織設(shè)計、進度計劃等)，先由綜合管理部填寫《文件處理簽》，并送分管總監(jiān)處理。審批完成后按歸檔份數(shù)返還施工單位，同時總監(jiān)（總工）、綜合管理部、相應(yīng)部門各復(fù)印1份。
（8） 月進度款結(jié)算報表由相應(yīng)部門審核工程量，并按已定的單價計算金額后簽署名字，再送總監(jiān)審簽，總監(jiān)審簽后送業(yè)主。業(yè)主將報表返回監(jiān)理后，監(jiān)理歸檔1份，并按規(guī)定份數(shù)返回施工單位。
3.6 行政文件的處理和傳遞
監(jiān)理部主管部門發(fā)來的文件，由綜合管理部填寫《文件處理簽》后送總監(jiān)審閱，然后按總監(jiān)簽署意見辦理。

4 文件的歸檔
4.1 凡已辦理完畢的來文及由監(jiān)理部發(fā)送的文件，均由監(jiān)理部綜合管理部回收、分類、編號進行日常歸檔。
4.2 每年元月至二月對上一年度歸檔文件按歸檔要求分類裝訂立卷，建檔后歸檔。
   4.3 凡有保密要求的文件，必須按“保密法”及有關(guān)規(guī)定歸檔保管。
   4.4 文件資料的調(diào)閱、借用，必須履行借閱手續(xù)，借閱資料限時歸還。監(jiān)理檔案資料應(yīng)妥善保管。
   4.5 工程項目竣工后，文件資料的歸檔和移交，按監(jiān)理協(xié)議書或業(yè)主的有關(guān)規(guī)定辦理。
   4.6 在監(jiān)理服務(wù)期滿時，對應(yīng)由監(jiān)理單位負責(zé)歸檔的工程資料檔案逐項清點、整編、登記造冊，向業(yè)主移交。