一、我國建設工程檔案管理與利用服務中存在的問題

1．現(xiàn)階段我國工程建設領域檔案管理存在的問題作為社會主義國家，改革開放前，我國工程建筑企業(yè)以全民所有制和集體所有制經濟為主。因此，企業(yè)的建設工程檔案從形成、管理到使用，都是公有制下的運作行為。但是，改革開放后我國工程建設領域發(fā)生了翻天覆地的變化。其最典型的一點，就是建設開發(fā)單位、設計單位、施工單位以及設備供貨安裝等各參建單位，都由過去清一色的國有企業(yè)，變成了多種所有制共存下的國有、合資、私營等企業(yè)。尤其是“包工頭”的出現(xiàn)，帶來了層層轉包等建設過程中的種種現(xiàn)象，對企業(yè)建設工程檔案的形成、歸檔以及管理帶來了巨大的沖擊。在此情況下，相當一部分工程建設單位在經濟效益和歷史責任面前，都將注意力放在了經濟效益上，而往往把看不到直接經濟效益、但卻記錄著企業(yè)歷史責任的檔案拋擲一邊，以至出現(xiàn)一些工程建設企業(yè)待到工程竣工時，才開始為結算而歸檔、為歸檔而造檔、為造檔甚至不惜做假的現(xiàn)象。在社會轉型時期，一些企業(yè)的這種忽視檔案工作的做法，使建設工程檔案的完整性、真實性、準確性大打折扣，也給所建項目的后期使用與管理留下了極大的隱患。2．建設工程檔案的利用服務仍停滯于被動狀態(tài)檔案管理業(yè)內常說要“拓展檔案服務功能”、“變被動服務為主動服務”，但實際情況卻是這些話至今仍然停留在文件和口頭上。以城建檔案管理為例，由于對涉及公共利益的城建檔案是否應開放利用尚不明確，目前仍是按文書檔案的保密與開放限制要求，在一定范圍內提供查詢利用。如按照有關查檔規(guī)定，利用者必須持有有效證明才能查閱，如果一個普通市民不能提供產權證明或單位介紹信，根本無法查閱利用城建檔案，哪怕他是想租用或購買某套房，想事先了解一下該房屋的戶型結構等有關信息，或者是想查詢自家門前的下水道布局情況，也都是無權查詢的，更不要說想了解某公共設施的建筑安全狀況等信息了。

二、城建檔案管理部門開展“百年提醒”檔案信息服務的必要性

1．建設工程檔案管理部門開展“百年提醒”檔案信息服務的必要性在我國社會轉型時期，工程建設企業(yè)往往注重經濟效益而忽視歷史責任，而且在基本建設領域，伴隨著建設項目產生和消亡的建筑公司比比皆是。因此，寄希望于這些“短命”的建筑公司去履行“百年提醒”的社會義務，簡直是天方夜譚。當然，一方面，隨著社會的進步與發(fā)展，我國也逐步涌現(xiàn)出一批有社會責任感的工程建設企業(yè)或企業(yè)家，但全社會的責任意識覺醒還有待一個漫長的發(fā)展歷程。另一方面，從社會需求來看，隨著城市建設規(guī)模的不斷加大，各項基礎設施建設不斷完善，涉及公眾安全的公共建筑、各種市政設施、基礎設施的使用和維護量不斷加大，城市管理的難度也不斷加大，城市管理部門和社會公眾的城建檔案信息需求也在逐步增加，而城建檔案管理部門掌握著最為完整的城建檔案信息，因此，由各級城建檔案部門承擔類似“百年提醒”的第三方檔案信息服務是十分必要的。（2）各級城建檔案管理部門承擔“百年提醒”檔案信息服務的優(yōu)勢隨著時間的推移，工程建設企業(yè)可能會重組、轉行、甚至破產消亡，其主管部門也可能會在機構改革中發(fā)生調整和變換，但無論如何發(fā)展，其檔案都會按照有關規(guī)定作為原始憑證源源不斷地流向、保存在相應的檔案館中，使檔案館成為擁有最為齊全完整的城建信息的部門。在這種客觀現(xiàn)實面前，充分利用城建檔案信息資源，建立涵蓋城市建設項目各類信息及涉及公共安全的數(shù)據庫和信息預警機制，為社會提供“百年提醒”類的第三方公共信息服務，城建檔案管理部門具有無可替代的資源優(yōu)勢。

三、城建檔案管理部門承擔類似“百年提醒”的第三方檔案信息服務設想

城建檔案管理部門若要開展類似“百年提醒”的第三方檔案信息服務，應在做好日常性的檔案收集、整理、保管、利用等基礎業(yè)務工作的前提下，加強對工程建設企業(yè)的業(yè)務指導和監(jiān)督，同時重點抓好以下兩個方面的檔案工作，為開展“百年提醒”服務創(chuàng)造條件。1．制定和完善更具可操作性的城建檔案管理細則我國現(xiàn)有檔案管理制度中，原則性要求較多，具有可操作性的細則類規(guī)定偏于薄弱。為此，應在國家層面的宏觀管理框架下，制定和完善更具可操作性的城建檔案管理實施細則，進一步明確城建檔案的最終歸屬和流向，并對城建檔案信息資源的整合和開發(fā)利用提出明確要求，落實“百年提醒”的責任和義務，真正變被動服務為主動服務，從而避免管理制度“高、大、空”和“新官不理舊賬”的現(xiàn)象。2．結合“智慧城市”建設打造城建信息數(shù)據庫，建立城建信息預警系統(tǒng)首先，應建立一套城建檔案信息接收采集平臺，在城建檔案接收進館時，借助平臺同步采集和挖掘隱含在工程建設檔案中的基本安全信息，將建設項目的設計使用壽命、涉及項目安全的設備、材料的安全期、維保周期等，如電梯、幕墻、消防設施、電氣設備和管線布設等與建筑物安全使用密切相關的信息，全部納入城建檔案信息數(shù)據庫。其次，挖掘、采集、編研現(xiàn)有館藏檔案中的相關信息，并將其輸入城建檔案信息數(shù)據庫。第三，在做好城建檔案信息數(shù)據庫建設的基礎上，建立與城市應急管理部門、城市建設規(guī)劃部門等的信息聯(lián)動機制，聯(lián)合創(chuàng)建公共設施和城市安全信息預警系統(tǒng)，在科學界定信息保密范圍后，揭開城建檔案信息的神秘面紗，以適當?shù)姆绞较蛴嘘P部門和社會公眾主動提供利用服務。

四、結語

在建筑質量和安全隱患日益受到相關部門和社會公眾關注的今天，外國企業(yè)的兩則“百年提醒”警醒了我們檔案人員，我國各級城建檔案管理部門和基本建設企業(yè)檔案管理部門，應充分挖掘工程建設檔案信息資源，在檔案信息化服務中充分利用所掌握的檔案信息資源主動為社會提供檔案信息服務，這是時代發(fā)展的需要，也是檔案管理部門服務經濟社會發(fā)展、進一步贏得社會認可的應有選擇，我們期待著這一設想的早日實現(xiàn)。