1、招標(biāo)文件

    招標(biāo)文件是工程項(xiàng)目合同文件的基礎(chǔ)，包括通用條件、專(zhuān)用條件、施工技術(shù)規(guī)程、工程量表、工程范圍說(shuō)明、現(xiàn)場(chǎng)水文地質(zhì)資料等文本，都是工程成本的基礎(chǔ)資料。它們不僅是承包商投標(biāo)報(bào)價(jià)的依據(jù)，也是索賠時(shí)計(jì)算附加成本的重要依據(jù)。

    2、投標(biāo)報(bào)價(jià)文件

    在投標(biāo)報(bào)價(jià)文件中，承包商對(duì)各主要工種的施工單價(jià)進(jìn)行了分析計(jì)算，對(duì)各主要工程量的施工效率和進(jìn)度進(jìn)行了分析，對(duì)施工所需的設(shè)備和材料列出了數(shù)量和價(jià)值，對(duì)施工過(guò)程中各階段所需的資金數(shù)額提出了要求等等。所有這些文件，在中標(biāo)及簽訂施工協(xié)議書(shū)以后，都成為正式合同文件的組成部分，也成為施工索賠的基本依據(jù)。

    3、施工協(xié)議書(shū)及其附屬文件

    施工協(xié)議書(shū)及其附屬文件，在簽訂施工協(xié)議書(shū)以前合同雙方對(duì)于中標(biāo)價(jià)格、施工計(jì)劃合同條件等問(wèn)題的討論紀(jì)要文件中，如果對(duì)招標(biāo)文件中的某個(gè)合同條款作了修改或解釋?zhuān)瑒t這個(gè)紀(jì)要就是將來(lái)索賠計(jì)價(jià)的依據(jù)。

    4、來(lái)往信件

    工程來(lái)往信件主要包括：工程師(或業(yè)主)的工程變更指令、口頭變更確認(rèn)函、加速施工指令、施工單價(jià)變更通知、對(duì)承包商問(wèn)題的書(shū)面回答等等，這些信函(包括電傳、傳真資料)都具有與合同文件同等的效力，是結(jié)算和索賠的依據(jù)資料。

    5、會(huì)議記錄

    工程會(huì)議紀(jì)要在索賠中也十分重要。它包括標(biāo)前會(huì)議紀(jì)要、施工協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、施工進(jìn)度變更會(huì)議紀(jì)要、施工技術(shù)討論會(huì)議紀(jì)要、索賠會(huì)議紀(jì)要等等。會(huì)議紀(jì)要要有臺(tái)賬，對(duì)于重要的會(huì)議紀(jì)要，要建立審閱制度，即由作紀(jì)要的一方寫(xiě)好紀(jì)要稿后，送交對(duì)方傳閱核簽，如有不同意見(jiàn)，可在紀(jì)要稿上修改，也可規(guī)定一個(gè)核簽期限(如7天)，如紀(jì)要稿送出后7 天內(nèi)不返回核簽意見(jiàn)，即認(rèn)為同意。這對(duì)會(huì)議紀(jì)要稿的合法性是很必要的。

    6、施工現(xiàn)場(chǎng)記錄

    施工現(xiàn)場(chǎng)記錄主要包括施工日志、施工檢查記錄、工時(shí)記錄、質(zhì)量檢查記錄、設(shè)備或材料使用記錄、施工進(jìn)度記錄或者工程照片、錄相等等。對(duì)于重要記錄，如質(zhì)量檢查、驗(yàn)收記錄，還應(yīng)有工程師派遣的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理或現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理員簽名。

    7、工程財(cái)務(wù)記錄

    主要是記錄工程進(jìn)度款每月支付申請(qǐng)表，工人勞動(dòng)計(jì)時(shí)卡和工資單，設(shè)備、材料和零配件采購(gòu)單、付款收據(jù)，工程開(kāi)支月報(bào)等等。在索賠計(jì)價(jià)工作中，財(cái)務(wù)單證十分重要。

    8、現(xiàn)場(chǎng)氣象記錄

    大家知道，許多的工期拖延索賠都與氣象條件有關(guān)。施工現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)注意記錄和收集氣象資料，如每月降水量、風(fēng)力、氣溫、河水位、河水流量、洪水位、基坑地下水狀況等等。必要時(shí)還需要提供氣象部門(mén)的資料作依據(jù)。

    9、市場(chǎng)信息資料

    對(duì)于大中型土建工程，一般工期長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，對(duì)物價(jià)變動(dòng)等報(bào)道資料，應(yīng)系統(tǒng)地收集整理，這對(duì)于工程款的調(diào)價(jià)計(jì)算是必不可少的，對(duì)索賠亦同等重要。如工程所在國(guó)官方出版的物價(jià)報(bào)道（包括主管部門(mén)的材料價(jià)格信息）、外匯兌換率行情、工人工資調(diào)整文件等。

   10、工程所在地的政策法令性文件

    如貨幣匯兌限制指令、調(diào)整工資的決定、稅收變更指令、工程仲裁規(guī)則等等。對(duì)于重大的索賠事項(xiàng)，如遇到復(fù)雜的法律問(wèn)題時(shí)，承包商還需要聘請(qǐng)律師，專(zhuān)門(mén)處理這方面的問(wèn)題。