1、資料員應根據(jù)要求認真審核收存的資料，不得接受經(jīng)涂改的報驗資料或有缺損的文件，并在整理后分類歸檔、妥善存放，做到收集及時、存放分類、真實完整，以保持文件的完整性、保密性和可查性。

2、資料員對監(jiān)理部進場初期的監(jiān)理合同、監(jiān)理部人員組成（含總監(jiān)任命書）、各個施工承包合同、工程施工許可證、工程施工設計圖紙、圖紙會審/設計交底紀要、第一次工地例會紀要、項目監(jiān)理規(guī)劃、各專業(yè)監(jiān)理實施細則、監(jiān)理部對施工單位的監(jiān)理工作要求書面交底等文件要專門單盒存放。

3、資料員對監(jiān)理工作過程中各種現(xiàn)場工程資料——施工單位報審的施工資料、監(jiān)理簽發(fā)的監(jiān)理資料和業(yè)主發(fā)來的指令文件（含轉發(fā)的設計變更文件），應按單位工程建立案卷盒(夾)，分專業(yè)存放保管并編目，以方便不斷增入、查找檢索和完工時能盡早整理歸檔。

4、資料員有權（也有義務）催促監(jiān)理工程師/總監(jiān)及時、規(guī)范地審簽施工單位的報審資料，并督促他們隨時留存一份已審簽的報審資料。如果施工單位不肯留存一份在監(jiān)理部，監(jiān)理人員有權拒絕簽字和蓋章。不要聽信施工單位關于將來竣工時給一份齊全資料的“承諾”，而應堅持隨簽隨存的原則。

5、資料員應及時提醒監(jiān)理工程師/總監(jiān)催促施工單位按要求在完成整改并自查合格后及時呈報監(jiān)理工程師通知回復單/復工報審表。

6、資料員有義務要求監(jiān)理人員以對工程負責和對自己負責的態(tài)度，認真如實地填寫和簽署表格的有關內容。

①監(jiān)理人員應對填寫的表格的數(shù)字、內容和簽署的審批意見負責。必須先到現(xiàn)場核驗工程施工實體質量/到場材料、構配件、設備實物的外觀質量、規(guī)格、數(shù)量等，不能未驗先簽。

②監(jiān)理人員在填寫和簽署表格時，應字跡清晰、用詞準確，不得馬虎潦草、隨意涂改，切忌含意模糊和易產(chǎn)生歧見的用詞。

③凡是必須由總監(jiān)理工程師簽批的欄目，監(jiān)理工程師不得越權簽署；凡是必須由監(jiān)理工程師簽批的表格和欄目，監(jiān)理員不得越權簽署。

④監(jiān)理員只能單獨簽署旁站記錄表，其它都應由監(jiān)理工程師/總監(jiān)理工程師簽署。如實在因人員緊缺，施工實體是由監(jiān)理員現(xiàn)場查驗核實，可由監(jiān)理員簽署相關表格，但必須在監(jiān)理員簽署后由監(jiān)理工程師進行雙簽。

⑤凡是由監(jiān)理人員暫時保管的資料，監(jiān)理人員應妥善而有序地收存保管，條件具備或必要時應及時向資料員移交。

7、資料員負責打印、收存、整理本項目監(jiān)理部在自身監(jiān)理工作中發(fā)出的各種文件、通知、記錄、會議紀要、報告等，負責在發(fā)出/收存前檢查這些文件、紀要、報告等是否經(jīng)監(jiān)理工程師、必要時報總監(jiān)理工程師審簽，是否按規(guī)定加蓋監(jiān)理部監(jiān)理印章。

8、資料員對于收存的來自業(yè)主和公司的文件/通知（包括業(yè)主轉來的設計圖紙或變更），簽收后應在專門的收文登記本上予以登記。

9、資料員按有關規(guī)定向業(yè)主移交相關文件資料時，應督請對方接受人員在文件移交登記表上簽收；向公司部門傳遞相關文件資料時，應要求接收人員在文件傳遞登記表上簽收；

10 、對調離本監(jiān)理部的監(jiān)理人員，應在總監(jiān)的支持下及時收回其個人暫存的監(jiān)理過程文件資料和他的監(jiān)理日記，并及時分別存入相應的分類資料盒內。

11、資料員對已收集的項目監(jiān)理部資料應采取有效措施妥善保管，借閱必須履行手續(xù)。嚴防監(jiān)理文件資料丟失、被人私自偷改和有借無還，確保監(jiān)理文件資料的真實性和完整性。同時，資料員對項目監(jiān)理部的印章要妥善保管和嚴格規(guī)范使用，嚴禁讓施工單位人員擅自使用。

12、資料員應協(xié)助總監(jiān)/監(jiān)理工程師，按照相關標準規(guī)范和業(yè)主的要求，指導、督促、檢查施工單位資料員規(guī)范化的做好平時工程施工過程資料的編制報審工作和完工時工程竣工資料的整理報審工作。