現(xiàn)實中，不少地區(qū)政府采購委托代理協(xié)議采購（以下簡稱委托代理采購）開展得很正常，而有的地區(qū)卻事與愿違，采購雙方經(jīng)常發(fā)生矛盾。不是采購人（即委托人，下同）說采購代理機構(gòu)設(shè)了“陷阱”，就是采購代理機構(gòu)說采購人不講理，亂找“岔子”，甚至雙方對簿公堂鬧上法庭，以致于使委托代理采購失敗，直接制約了采購代理機構(gòu)這類業(yè)務(wù)的生存和發(fā)展。事實上，只要認真做到以下幾點，這種失敗是可以防止的。
　　一、“協(xié)議”簽訂前要做到“四驗證”
　　實踐告訴我們，在簽訂委托代理采購協(xié)議前，采購代理機構(gòu)做好以下四個方面的驗證工作，是保證政府采購委托代理協(xié)議采購成功的基礎(chǔ)。一是驗證采購人是否具有法人資格，若采購人沒有法人資格，則其簽訂的委托代理協(xié)議就沒有法律效力，發(fā)生糾紛就不能追究采購人的法律責任，也不能依法追究賠償。同樣，如果來采購代理機構(gòu)聯(lián)系委托業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員，未持有采購人出具的全權(quán)委托書，其代表采購人簽訂的委托代理采購協(xié)議也會失去法律效力。因此，在驗證采購人是否具有法人資格的同時，還須驗證其經(jīng)辦人員是否具有該單位法人出具的真實、完整的全權(quán)委托書。二是驗證采購人出具的政府采購項目預(yù)算，是否經(jīng)過有權(quán)部門批準，未經(jīng)批準的政府采購項目預(yù)算是“白紙一張”，到時，即使所購物品已采購到位，財政部門也會因此預(yù)算未經(jīng)批準，拒絕支付采購資金。三是驗證采購人提供的采購項目技術(shù)要求是否恰當和完整，稍有疏忽都會使本次采購不理想，不是所購物品技術(shù)性能不合要求、實用性差，就是所購物品的技術(shù)性能太高不合實際，浪費大，采購代理機構(gòu)成了替罪羊。因此，認真驗證其采購項目的技術(shù)要求非常必要。這不僅是對采購人高度負責任的具體體現(xiàn)，也還是提高采購代理機構(gòu)服務(wù)水平的客觀要求。四是驗證采購項目的資金來源。這是維護采購代理機構(gòu)自身利益的需要，否則會影響兩方面的經(jīng)濟利益，一方面是采購代理機構(gòu)的代理費收不到位，另一方面是供應(yīng)商的貨款難以足額到位，這也是導致雙方發(fā)生糾紛的多發(fā)環(huán)節(jié)。因此，驗證其資金來源，不僅要驗證其來源的真實性、完整性，還要看其付款方式的有效性。例如，對于分期付款，還要驗證其采購人的誠信度，誠信度不高或不講誠信的分期付款，會直接導致資金的不到位，所以驗證采購人的資金來源切不可粗心大意。
　　二、“協(xié)議”內(nèi)容要做到“六具體”
　　大量事實證明，委托代理采購協(xié)議不具體、內(nèi)容籠統(tǒng)、過于簡單，是導致糾紛經(jīng)常發(fā)生的直接因素。因為“協(xié)議”內(nèi)容事關(guān)雙方責任、權(quán)利、義務(wù)界限的具體明確，稍有模糊就會發(fā)生相互推諉或糾紛。概括起來，以下六方面內(nèi)容必須具體明確，①采購方式，②采購程序，③采購合同事項，④時間要求，⑤供貨事項，⑥違約責任內(nèi)容。
　　在采購方式、采購程序內(nèi)容的明確上，首先應(yīng)按照《政府采購法》等法律法規(guī)所規(guī)定的采購方式、采購程序進行明確。不是采購人要哪種采購方式，就寫那種采購方式；也不是采購人要簡化哪道程序，就減掉那道程序，一切依照法律法規(guī)的規(guī)定進行明確。其次，實施“協(xié)議”所明確的采購方式、采購程序，涉及到由有關(guān)方承辦的事項應(yīng)具體明確，如采用的采購方式須報經(jīng)批準的，還須明確由誰報批，一般來講應(yīng)由采購人報批。再如在公開招標中，須聘請公證機構(gòu)參加的，應(yīng)明確由采購代理機構(gòu)聘請，并由其負擔公證費。再次，在實施依法規(guī)定的采購程序中，涉及到人員的，應(yīng)明確到具體人員，如實施詢價采購方式，按規(guī)定須成立詢價小組，則應(yīng)明確雙方參加的人數(shù)及名單，以及專家人數(shù)和如何確定具體專家人員的方法等內(nèi)容。
　　在采購合同事項的明確上，一要明確采購合同應(yīng)由采購人與供應(yīng)商簽訂，若由采購代理機構(gòu)以采購人名義簽訂合同的，應(yīng)當明確由采購人向采購代理機構(gòu)提交合法的授權(quán)委托書，并作為合同附件在協(xié)議中予以明確；二要明確委托代理政府采購項目的采購合同，自簽訂之日起七個工作日內(nèi)，采購人應(yīng)當將合同副本報同級政府采購管理機構(gòu)和有關(guān)部門備案，并送采購代理機構(gòu)存檔；三要明確采購人應(yīng)當認真執(zhí)行《政府采購法》和《合同法》所規(guī)定的有關(guān)政府采購合同的所有條款，否則，發(fā)生問題后，采購代理機構(gòu)就要承擔相應(yīng)的連帶責任。
　　在時間要求的明確上，一是總體時間要求，要明確清楚。即從何月何日開始到某月某日結(jié)束；二是階段性時間要求，要明確清楚。如明確采購中標結(jié)果的發(fā)出到合同簽訂，這中間最長的期限是三十天，是從某日到何日；三是雙方的時間責任，要明確清楚。如采購人向采購代理機構(gòu)提交技術(shù)文件的時間期限，以及采購代理機構(gòu)收到技術(shù)文件后，幾日內(nèi)完成招標文件，何時交給采購人驗證等具體時間要求，都應(yīng)明確清楚。
在供貨事項的明確上，先要明確采購人的驗收責任，采購人的驗收意見為主要驗收依據(jù)，采購代理機構(gòu)的驗收意見為次要或參考依據(jù)；其二，明確驗收的具體方式和項目要求，如明確安裝后試用半年或一年為驗收結(jié)束期限；其三，明確供貨方式、送貨地點、服務(wù)標準。也許有人說，上述這些內(nèi)容是政府采購合同的內(nèi)容，寫在“協(xié)議”中是畫蛇添足。這種看法是不對的，因為若不加以具體明確，既容易產(chǎn)生相互依賴，又容易使簽訂的政府采購合同內(nèi)容發(fā)生模糊，形不成環(huán)環(huán)相扣的連鎖證據(jù)。特別是在驗貨這個環(huán)節(jié)上，是來不得半點含糊的，否則，采購代理機構(gòu)驗收得再全面，采購人單位中的某些使用人員也有可能借故說不合用，說采購代理機構(gòu)采購的物品質(zhì)量不合要求等，以致于發(fā)生糾紛。
　　在違約責任內(nèi)容的明確上，一要具體明確各自違約的主要表現(xiàn)。即明確：采購代理機構(gòu)接受采購人委托后，如未按照“協(xié)議”的約定，履行委托義務(wù)，除承擔違約責任外，還應(yīng)對由此給采購人造成的損失承擔賠償責任；同樣，采購人在履行“協(xié)議”的過程中，不履行應(yīng)盡的義務(wù)，或者要求采購代理機構(gòu)在采購文件中以不合理的條件限制或排斥潛在供應(yīng)商，向采購代理機構(gòu)和評委指定和暗示中標（成交）人，或者擅自與供應(yīng)商再行訂立背離合同實質(zhì)內(nèi)容的其他協(xié)議，也應(yīng)承擔違約責任。二要明確違約責任追究的具體內(nèi)容，就是明確誰違約后應(yīng)向?qū)Ψ街Ц抖嗌龠`約金和賠償金的具體條款。三要明確履約過程中當事人一方違約后，除應(yīng)向?qū)Ψ街Ц哆`約金和賠償金外，對方有權(quán)要求違約方繼續(xù)承擔履行責任，違約方無特殊理由的，仍應(yīng)繼續(xù)履行等具體內(nèi)容。
　　三、實施過程中要做到“三認可”
　　采購代理機構(gòu)在實施委托采購項目的過程中，所做的重要事項應(yīng)當經(jīng)采購人認可，即讓采購人簽字確認加蓋公章。如果不這樣做，采購人就容易鉆空子，找岔子，以致于雙方發(fā)生“口舌”，形成糾紛，乃致于使其前功盡棄。主要有三方面的事項必須經(jīng)采購人認可。首先是采購代理機構(gòu)編制的采購文件應(yīng)經(jīng)采購人簽字確認，并加蓋公章后方可對外發(fā)布，否則，采購人會說其采購文件表述得不全面或不完整，或內(nèi)容有誤等；其次是評審結(jié)束后，采購代理機構(gòu)按照評審（談判或詢價或評標）委員會推薦的中標（成交）人順序，確定中標（成交）人的書面報告，須提交采購人簽字確認，并加蓋公章后方可對外發(fā)布，即向中標（成交）供應(yīng)商發(fā)出中標（成交）通知書，不然，采購人就有可能說評標程序不規(guī)范，評標結(jié)果不公正、不透明等；再次是當所購物品到達采購人所指定的送貨地點，采購代理機構(gòu)應(yīng)當在收到經(jīng)采購人簽字確認加蓋公章的驗收報告后，方可向國庫集中支付機構(gòu)發(fā)出支付通知書，由其向中標（成交）供應(yīng)商撥付貨款，否則，采購人又有可能說所購物品的質(zhì)量不合要求，以致于要采購代理機構(gòu)賠償損失。
　　四、雙方都要做到“四堅持”
　　一是委托采購項目涉及商業(yè)秘密的，雙方都必須堅持保密的原則，并且不得將有可能影響采購工作公正性的信息透露給利害關(guān)系人。二是在整個委托采購活動中，采購人與采購代理機構(gòu)之間發(fā)生的意見交換、商談活動，雙方都必須堅持書面形式的原則。就是無論哪一方向?qū)Ψ教岢鲆庖�，都�?yīng)當向?qū)Ψ教峤粫�面材料，或者雙方商談形成的書面文件，采購人與采購代理機構(gòu)都應(yīng)當在書面文件上簽字并加蓋公章，否則，其意見或商談結(jié)果沒有法律效力。三是采購人、采購代理機構(gòu)之間簽訂的代理采購協(xié)議手續(xù)，雙方必須堅持完整的原則。即政府采購代理協(xié)議一式四份，采購人、采購代理機構(gòu)、采購人的預(yù)算主管部門及同級政府采購管理機構(gòu)各執(zhí)一份，這四份協(xié)議還須經(jīng)雙方代表人簽字并加蓋公章，才能生效。四是雙方在整個采購活動中，不僅要做到既不越位，又不缺位，更重要的是要堅持友好協(xié)商的原則，無論是發(fā)生未盡事宜，還是發(fā)生爭議，雙方都應(yīng)當坐下來進行友好協(xié)商，爾后簽訂補充協(xié)議來解決，這樣才能確保政府采購委托代理采購項目的順利完成。